Relatório de presença em treinamento: o que incluir (com modelo)

Um relatório de presença em treinamento é lido por pessoas que não estavam na sala: um cliente, um gestor, um auditor ou um conselho profissional. Ele precisa responder às perguntas delas sem que ninguém tenha de explicar a planilha. Veja uma estrutura que funciona.

1. Cabeçalho

O nome e o logotipo da sua organização, o título do treinamento, as datas, o local e a data em que o relatório foi gerado. Um número de relatório único permite que qualquer pessoa associe um relatório impresso aos seus registros.

2. Resumo

• Número de participantes inscritos.
• Número de sessões realizadas.
• Taxa média de presença.
• Número de participantes que frequentaram todas as sessões.
• Tempo médio de permanência, se você registra o check-out.

3. Presença por sessão

Uma linha por sessão: data e horário, turma (se não forem todos), número de presentes em relação ao esperado, taxa de presença e tempo médio de permanência. Isso mostra rapidamente se um dia ou módulo específico teve algum problema.

4. Matriz de participantes por sessão

Uma tabela com uma linha por participante e uma coluna por sessão, marcada como presente ou ausente, além dos totais por pessoa: sessões frequentadas, taxa de presença e tempo total. É a parte que a maioria dos revisores confere primeiro. Como controlar a presença e o tempo ao longo das sessões.

5. Alterações

Toda alteração feita depois dos check-ins: quem alterou o quê, quando e por quê. Listar as alterações abertamente torna o relatório mais confiável, não menos. Um relatório sem nenhuma correção visível muitas vezes só significa que as correções foram feitas em outro lugar.

6. Certificados

Se foram emitidos certificados, informe o critério e quem o cumpriu. Guia do certificado de participação.

7. Aprovação

Linhas de assinatura para a pessoa que preparou o relatório e para a pessoa que o aprovou.

Exemplo de resumo

Erros comuns em relatórios

• Contar inscrições em vez de presenças.
• Tirar a média das taxas das sessões quando as sessões tiveram turmas diferentes, o que esconde a baixa presença em turmas pequenas.
• Omitir as correções, o que deixa o relatório com aparência mais limpa, porém mais difícil de defender.
• Não ter número de relatório, de modo que ninguém sabe qual versão é a final.

Modelo

Você pode montar isso em uma planilha, mas juntar à mão as listas de várias sessões é onde os erros aparecem. O QRtimer gera automaticamente o relatório da sessão e o relatório do programa, em PDF com o seu papel timbrado, com as alterações listadas e um número de relatório registrado no seu log de auditoria. Veja os relatórios e outros recursos ou compare a lista de presença em papel com a presença por QR code.