Como controlar a presença em treinamentos e o tempo em cada sessão

Para uma reunião pontual, uma lista de nomes basta. Para treinamentos, principalmente os certificados, cobrados do cliente ou obrigatórios, geralmente é preciso mais: de quais sessões cada pessoa participou, quanto tempo ficou e se cumpriu o requisito para receber o certificado. Veja como configurar isso sem dar mais trabalho aos facilitadores.

Estrutura: um evento, várias sessões

Crie um evento para o programa inteiro e cadastre os participantes uma única vez. Depois, crie uma sessão para cada dia, módulo ou meio período. Cada sessão tem sua própria lista de presença, e o relatório do programa cruza cada participante com cada sessão. Se os grupos participam de sessões diferentes, atribua os participantes a grupos e defina o grupo de cada sessão. Controle de presença em treinamentos.

Check-in e check-out

Ative o check-out nas sessões em que o tempo importa. Os participantes escaneiam o mesmo código ao chegar e de novo ao sair. O celular que fez o check-in mostra um botão de check-out, então sair leva um segundo. O relatório mostra a chegada, a saída e o tempo de permanência de cada pessoa.

Algumas pessoas vão esquecer de fazer check-out. Decida como lidar com isso antes do início do treinamento:

• Um facilitador pode fazer o check-out de todos que ainda estão na sala no final, com um clique.
• Um administrador pode registrar um horário de check-out depois, com uma justificativa, por exemplo quando a bateria do celular acabou.
• Quem não fizer check-out simplesmente fica sem tempo registrado naquela sessão, em vez de um tempo estimado.

Janelas de check-in

Defina uma janela de check-in, por exemplo de 15 minutos antes até 30 minutos depois do início, para que os atrasos fiquem visíveis. Com o check-out ativado, ele continua disponível depois que o check-in fecha, até o fim da sessão.

Presença e carga horária mínimas

Muitos programas exigem um mínimo, como 75% das sessões ou 12 horas de presença. Defina isso no evento e o relatório mostra quem cumpriu o requisito. Os certificados podem então ser emitidos automaticamente apenas para essas pessoas. Como emitir certificados de participação verificáveis.

Mantenha o registro honesto

Requisitos baseados em tempo criam um incentivo para fazer check-in e ir embora, ou para pedir que alguém faça o check-in por você. Um código que muda a cada poucos segundos, um celular por pessoa e uma verificação de localização opcional fecham a maioria dessas brechas. Como evitar a presença por procuração.

Grupos, turmas e sessões paralelas

Quando os participantes são divididos em grupos que assistem a sessões diferentes, atribua cada participante a um grupo e defina o grupo de cada sessão. As taxas de presença passam a ser calculadas sobre as sessões que cada pessoa deveria frequentar, e não sobre todas as sessões do programa, então ninguém aparece como ausente numa sessão da qual nunca deveria participar. O grupo de cada participante vai junto com o código de check-in que ele recebe, e a página de check-in mostra a qual grupo a sessão se destina.

Atrasos e saídas antecipadas

Os horários de check-in mostram quem chegou atrasado; os de check-out, quem saiu mais cedo. Decida com antecedência se quem participou de metade de uma sessão conta como presente e se os certificados dependem das sessões frequentadas ou das horas. Regras baseadas em tempo são mais justas quando as sessões têm durações diferentes.

Facilitadores e instrutores

Dê a cada instrutor acesso apenas aos eventos que ele conduz. Ele pode abrir e fechar sessões, ver quem já fez check-in e ajudar as pessoas na porta, mas não pode alterar o registro depois que a sessão for fechada. Os administradores cuidam das correções, cada uma com uma justificativa por escrito.

Relatórios

No fim do programa, baixe o relatório do programa: taxa de presença por pessoa, sessões frequentadas, tempo total e quem tem direito a certificado, com o papel timbrado da sua organização. O que incluir num relatório de presença em treinamentos.

Perguntas frequentes

Como calcular a taxa de presença de um treinamento?

Divida o número de sessões de que o participante participou pelo número de sessões que ele deveria frequentar e multiplique por 100. Para o programa inteiro, faça a média das taxas ou divida o total de presenças pelo total de presenças esperadas.

E se a bateria do celular de um participante acabar antes do check-out?

Um administrador pode registrar o horário de check-out depois, com uma justificativa, ou um facilitador pode fazer o check-out de todos no fim da sessão.

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