Controle de presença com QR code: como funciona e como configurar

Um sistema de controle de presença com QR code permite que as pessoas façam check-in escaneando um código com o celular, em vez de assinar uma lista. Bem feito, é mais rápido que o papel, não exige aplicativo e gera o relatório automaticamente. Mal feito, com um único código impresso, é mais fácil de burlar do que o papel que ele substituiu.

Como funciona a presença com QR code

1. O organizador cadastra os participantes e abre a presença de uma sessão.
2. Um QR code é exibido numa tela ou num projetor na sala.
3. Cada participante o escaneia com a câmera do celular, que abre uma página de check-in.
4. A pessoa se identifica com um código pessoal, e-mail ou número de telefone.
5. O sistema registra quem fez check-in, quando e de qual aparelho.
6. Quando a sessão termina, a lista é fechada e o relatório fica pronto.

QR code fixo vs rotativo

A decisão mais importante é se o código muda ou não. Um código fixo, impresso num cartaz ou compartilhado como link, pode ser fotografado e enviado para qualquer pessoa. Há quem faça check-in do estacionamento, de casa ou pelos amigos. Um código rotativo muda a cada poucos segundos, então só quem está olhando para a tela consegue usá-lo. Saiba mais sobre como evitar a presença por procuração.

Eventos e sessões

A maior parte do controle de presença tem dois níveis. Um evento é o programa inteiro: um curso de capacitação, um semestre letivo, uma conferência ou um ano de reuniões, com sua lista de participantes inscritos. Uma sessão é um encontro dentro dele: um dia, um módulo, uma aula ou uma reunião, cada um com sua própria lista de presença. Cadastre as pessoas uma vez por evento e registre a presença em cada sessão. O relatório do programa mostra então cada participante em relação a cada sessão.

Como os participantes recebem seus códigos

Os códigos pessoais impedem que alguém faça check-in com o nome de outra pessoa. Envie-os por e-mail no momento do cadastro, por WhatsApp ou SMS para quem não tem e-mail, ou imprima-os em cartões. Quem esquecer o código pode pedi-lo de novo por e-mail na própria página de check-in.

Configure sua primeira sessão

1. Crie um evento com as datas e o local.
2. Importe os participantes de uma planilha salva em CSV. Quem ainda não tiver código recebe um automaticamente.
3. Adicione uma sessão para cada dia ou aula, com janela de check-in e facilitador opcionais.
4. Abra a presença e exiba o código num projetor ou TV. Use várias telas em salas grandes.
5. Feche a sessão quando ela terminar. A lista é bloqueada e o relatório em PDF fica pronto.

Opções que vale a pena ativar

• Check-out quando o tempo de permanência importa. Como controlar a presença e o tempo em treinamentos.
• Verificação de localização nas sessões em que as pessoas têm motivo para trapacear. Presença por geolocalização.
• Certificados para programas com presença mínima. Guia do certificado de participação.

O que o participante vê

Do lado do participante, tudo deve levar segundos e não exigir nenhuma instalação:

1. Apontar a câmera do celular para a tela. Um link aparece.
2. Tocar no link. Abre uma página curta com o nome da sessão.
3. Digitar o código pessoal (ou o e-mail ou número de telefone, se você escolheu essa opção).
4. Ver uma confirmação com o nome e o horário. Se o check-out estiver ativado, a mesma página mostra depois um botão de check-out.

Se o código na tela já tiver mudado quando a pessoa tocar no link, a página simplesmente pede para escanear de novo. Participantes sem smartphone podem ter o check-in feito na porta por um facilitador.

Como as pessoas se identificam

• Código pessoal (por exemplo, um código de seis caracteres): o mais seguro, porque é preciso ter o código para fazer check-in como aquela pessoa. Ideal para treinamentos, aulas e tudo que envolva certificados.
• Endereço de e-mail: não é preciso enviar nada com antecedência, mas qualquer um que saiba o e-mail de um colega pode digitá-lo. Use junto com um celular por pessoa e verificação de localização.
• Número de telefone: prático quando as pessoas sabem o número de cor melhor do que o e-mail.

Telas e salas

Qualquer tela que abra uma página da web serve: um projetor, uma TV ligada a um notebook, um tablet num suporte na porta. Em auditórios grandes, mostre o mesmo código em várias telas para ninguém se aglomerar numa só. Deixe o código pelo menos do tamanho de uma folha de papel, para que possa ser escaneado a alguns metros de distância. Se a sala não tiver tela, um facilitador pode segurar um tablet ou notebook.

Erros comuns de configuração

• Imprimir o código. Um código impresso é fixo e pode ser compartilhado. Exiba-o sempre ao vivo numa tela.
• Abrir a presença tarde demais. Abra alguns minutos antes do início para que quem chegar cedo faça check-in enquanto espera.
• Não prever celulares sem internet. Confirme que o Wi-Fi do local funciona ou deixe um facilitador fazer o check-in das pessoas na porta.
• Enviar os códigos no dia. Envie os códigos pessoais no cadastro, para que ninguém fique procurando o e-mail na porta.
• Esquecer de fechar. Defina um horário de término para que a lista seja bloqueada automaticamente.

Presença com QR code vs outros métodos

Em comparação com o papel, o check-in por QR code registra o horário automaticamente, impede assinaturas por colegas ausentes e gera o relatório sem redigitação. Em comparação com um formulário online, ele sabe quem era esperado, aceita apenas pessoas cadastradas e não pode ser preenchido de casa. Em comparação com leitores biométricos ou de cartão, não exige nenhum equipamento, o que o torna prático para treinamentos e eventos que mudam de local. O artigo Google Forms para lista de presença detalha a comparação com formulários.

O que procurar num aplicativo de presença com QR code

• Um código que muda, não um link fixo.
• Nenhum aplicativo ou conta necessário para os participantes.
• Apenas pessoas cadastradas podem fazer check-in.
• Listas que são bloqueadas, com justificativa para cada alteração.
• Relatórios que você pode entregar a um cliente, gestor ou auditor.
• Funções para facilitadores e acesso somente leitura para revisores.

O QRtimer faz tudo isso e é grátis para um evento com até 50 participantes. Veja todos os recursos ou compare com outros métodos.

Perguntas frequentes

Os participantes precisam baixar um aplicativo?

Não. A câmera do celular lê o QR code e abre uma página da web. Nada é instalado e nenhuma conta é criada.

Com que frequência o QR code deve mudar?

A cada 15 a 30 segundos funciona bem: tempo suficiente para um celular lento escanear e curto o bastante para que uma foto encaminhada não sirva para nada.

Posso usar um QR code para várias salas?

Cada sessão tem seu próprio código, então use uma sessão por sala. Várias telas na mesma sala podem mostrar o código da mesma sessão.

O que acontece se a internet cair?

O check-in precisa de conexão no celular do participante. Se o sinal no local for fraco, ofereça Wi-Fi ou deixe um facilitador fazer o check-in das pessoas na porta quando a conexão voltar.