Informe de asistencia a una formación: qué incluir (con plantilla)
Un informe de asistencia a una formación tiene que responder a las preguntas de quienes no estuvieron allí. Esto es lo que debe incluir, sección por sección.
Un informe de asistencia a una formación lo leen personas que no estuvieron en la sala: un cliente, un responsable, un auditor o un organismo de acreditación. Tiene que responder a sus preguntas sin que nadie tenga que explicar la hoja de cálculo. Esta es una estructura que funciona.
1. Encabezado
El nombre y el logotipo de tu organización, el título de la formación, las fechas, el lugar y la fecha de elaboración del informe. Un número de informe único permite a cualquiera cotejar un informe impreso con tus registros.
2. Resumen
- Número de participantes inscritos.
- Número de sesiones realizadas.
- Tasa media de asistencia.
- Número de participantes que asistieron a todas las sesiones.
- Tiempo medio dedicado, si registras la salida.
3. Asistencia por sesión
Una línea por sesión: fecha y hora, grupo (si no son todos), número de presentes sobre los esperados, tasa de asistencia y tiempo medio dedicado. Así se ve rápidamente si un día o un módulo concreto tuvo algún problema.
4. Matriz de participantes por sesión
Una tabla con una fila por participante y una columna por sesión, marcada como presente o ausente, más los totales por persona: sesiones asistidas, tasa de asistencia y tiempo total. Es la parte que la mayoría de los revisores miran primero. Cómo controlar la asistencia y el tiempo en varias sesiones.
5. Modificaciones
Todos los cambios hechos después de que la gente registrara su entrada: quién cambió qué, cuándo y por qué. Mostrar las modificaciones abiertamente hace el informe más creíble, no menos. Un informe sin correcciones visibles a menudo solo significa que las correcciones se hicieron en otra parte.
6. Certificados
Si se emitieron certificados, indica el requisito y quién lo cumplió. Guía del certificado de asistencia.
7. Firmas
Líneas de firma para la persona que elaboró el informe y la persona que lo aprobó.
Resumen de ejemplo
| Concepto | Ejemplo |
|---|---|
| Participantes inscritos | 42 |
| Sesiones realizadas | 6 |
| Tasa media de asistencia | 87 % |
| Asistieron a todas las sesiones | 29 |
| Tiempo medio por sesión | 2 h 40 min |
| Modificaciones tras el registro de entrada | 3, cada una con su motivo |
| Certificados emitidos | 36 (requisito: 75 % de las sesiones) |
Errores frecuentes en los informes
- Contar inscripciones en lugar de asistencias.
- Promediar las tasas de cada sesión cuando las sesiones tenían grupos distintos, lo que oculta la baja asistencia en los grupos pequeños.
- Omitir las correcciones, lo que hace que el informe parezca más limpio pero sea más difícil de defender.
- No poner número de informe, de modo que nadie sabe qué versión es la definitiva.
Plantilla
Puedes montarlo en una hoja de cálculo, pero combinar a mano las hojas de varias sesiones es por donde se cuelan los errores. QRtimer genera automáticamente el informe de cada sesión y el del programa completo, en PDF con tu membrete, con las modificaciones detalladas y un número de informe guardado en tu registro de auditoría. Ver los informes y otras funciones o comparar la asistencia en papel y con QR.