Control de asistencia con código QR: cómo funciona y cómo configurarlo

Un sistema de asistencia con código QR permite que las personas se registren escaneando un código con su teléfono en lugar de firmar una hoja. Bien hecho, es más rápido que el papel, no necesita ninguna app y genera el informe automáticamente. Mal hecho, con un único código impreso, es más fácil de engañar que el papel al que sustituye.

Cómo funciona la asistencia con QR

1. El organizador da de alta a los participantes y abre la asistencia de una sesión.
2. Se muestra un código QR en una pantalla o proyector en la sala.
3. Cada participante lo escanea con la cámara de su teléfono, que abre una página de registro.
4. Se identifica con un código personal, su correo electrónico o su número de teléfono.
5. El sistema registra quién se ha registrado, cuándo y desde qué dispositivo.
6. Al terminar la sesión, la hoja se cierra y el informe queda listo.

Códigos QR estáticos vs rotativos

La decisión de diseño más importante es si el código cambia o no. Un código estático, impreso en un cartel o compartido como enlace, se puede fotografiar y enviar a cualquiera. La gente se registra desde el aparcamiento, desde casa o en nombre de sus amigos. Un código rotativo cambia cada pocos segundos, así que solo pueden usarlo quienes están mirando la pantalla. Más sobre cómo evitar la suplantación de asistencia.

Eventos y sesiones

La mayor parte de la asistencia tiene dos niveles. Un evento es el programa completo: un curso de formación, un trimestre escolar, un congreso o un año de reuniones, con su lista de participantes inscritos. Una sesión es cada encuentro dentro de él: un día, un módulo, una clase o una reunión, cada uno con su propia hoja de asistencia. Inscribe a las personas una vez por evento y toma asistencia en cada sesión. El informe del programa muestra entonces a cada participante frente a cada sesión.

Cómo reciben los participantes sus códigos

Los códigos personales impiden que alguien se registre con el nombre de otra persona. Envíalos por correo electrónico al dar de alta a los participantes, por WhatsApp o SMS a quienes no tengan correo, o imprímelos en tarjetas. Quien olvide su código puede volver a solicitarlo por correo desde la página de registro.

Configura tu primera sesión

1. Crea un evento con sus fechas y su lugar.
2. Importa a los participantes desde una hoja de cálculo guardada como CSV. Se generan códigos para quien no tenga uno.
3. Añade una sesión por cada día o clase, con una ventana de registro y un facilitador opcionales.
4. Abre la asistencia y muestra el código en un proyector o televisor. En salas grandes, usa varias pantallas.
5. Cierra la sesión cuando termine. La hoja se bloquea y el informe en PDF queda listo.

Opciones que vale la pena activar

• Registro de salida cuando importa el tiempo de permanencia. Control de la asistencia y del tiempo en formaciones.
• Comprobación de ubicación en sesiones donde haya motivos para hacer trampa. Asistencia con geovalla.
• Certificados para programas con una asistencia mínima. Guía del certificado de asistencia.

Lo que ve el participante

Para el participante, el proceso debe durar segundos y no requerir instalar nada:

1. Apunta la cámara del teléfono a la pantalla. Aparece un enlace.
2. Lo toca. Se abre una página breve con el nombre de la sesión.
3. Escribe su código personal (o su correo o teléfono, si elegiste esa opción).
4. Ve una confirmación con su nombre y la hora. Si el registro de salida está activado, la misma página muestra después un botón para registrar la salida.

Si el código en pantalla ha cambiado cuando lo toca, la página simplemente le pide que vuelva a escanear. Los participantes sin smartphone pueden ser registrados en la puerta por un facilitador.

Cómo se identifican los participantes

• Código personal (por ejemplo, un código de seis caracteres): la opción más segura, porque hace falta el código para registrarse como esa persona. Ideal para formaciones, clases y todo lo que lleve certificado.
• Correo electrónico: no hay que enviar nada por adelantado, pero cualquiera que conozca el correo de un compañero puede escribirlo. Combínalo con un teléfono por persona y comprobación de ubicación.
• Número de teléfono: práctico cuando la gente recuerda mejor su número que su correo.

Pantallas y salas

Sirve cualquier pantalla que abra una página web: un proyector, un televisor conectado a un portátil o una tableta en un soporte junto a la puerta. En salones grandes, muestra el mismo código en varias pantallas para que la gente no se amontone ante una sola. Muestra el código al menos del tamaño de una hoja de papel para que se pueda escanear a unos metros. Si la sala no tiene pantalla, un facilitador puede sostener una tableta o un portátil.

Errores habituales al configurarlo

• Imprimir el código. Un código impreso es estático y se puede compartir. Muéstralo siempre en directo en una pantalla.
• Abrir la asistencia demasiado tarde. Ábrela unos minutos antes del inicio para que quienes llegan pronto se registren mientras esperan.
• No prever teléfonos sin datos. Comprueba que el wifi del lugar funciona o deja que un facilitador registre a la gente en la puerta.
• Enviar los códigos el mismo día. Envía los códigos personales al inscribir a las personas para que nadie esté buscando en su correo en la puerta.
• Olvidar cerrar. Fija una hora de fin para que la hoja se bloquee automáticamente.

Asistencia con QR frente a otros métodos

Frente al papel, el registro con QR guarda la hora automáticamente, evita las firmas por compañeros ausentes y genera el informe sin tener que transcribir nada. Frente a un formulario online, sabe quién estaba previsto, solo acepta a personas inscritas y no se puede rellenar desde casa. Frente a los lectores biométricos o de tarjetas, no necesita hardware, lo que lo hace práctico para formaciones y eventos que cambian de lugar. En Google Forms para la asistencia se compara en detalle con los formularios.

Qué buscar en una app de asistencia con QR

• Un código que cambia, no un enlace fijo.
• Que los participantes no necesiten app ni cuenta.
• Que solo puedan registrarse las personas inscritas.
• Hojas que se bloquean, con un motivo para cada cambio.
• Informes que puedas entregar a un cliente, a un responsable o a un auditor.
• Roles para facilitadores y acceso de solo lectura para revisores.

QRtimer hace todo esto y es gratis para un evento con hasta 50 participantes. Ver todas las funciones o compararlo con otros métodos.

Preguntas frecuentes

¿Los participantes tienen que descargar una app?

No. La cámara del teléfono lee el código QR y abre una página web. No se instala nada ni se crea ninguna cuenta.

¿Cada cuánto debe cambiar el código QR?

Cada 15 a 30 segundos funciona bien: tiempo suficiente para que un teléfono lento lo escanee, y lo bastante corto para que una foto reenviada no sirva de nada.

¿Puedo usar un mismo código QR para varias salas?

Cada sesión tiene su propio código, así que usa una sesión por sala. Varias pantallas en la misma sala pueden mostrar el código de la misma sesión.

¿Qué pasa si se cae internet?

Para registrarse, el teléfono del participante necesita conexión. Si la señal en el lugar es mala, ofrece wifi o deja que un facilitador registre a la gente en la puerta cuando vuelva la conexión.