Système de présence par QR code : fonctionnement et mise en place

Un système de présence par QR code permet de pointer en scannant un code avec son téléphone au lieu de signer une feuille d’émargement. Bien conçu, il est plus rapide que le papier, ne nécessite aucune application et produit un rapport automatiquement. Mal conçu, avec un simple code imprimé, il est encore plus facile à contourner que le papier qu’il remplace.

Comment fonctionne la présence par QR code

1. L’organisateur inscrit les participants et ouvre l’émargement d’une séance.
2. Un QR code s’affiche sur un écran ou un vidéoprojecteur dans la salle.
3. Chaque participant le scanne avec l’appareil photo de son téléphone, ce qui ouvre une page de pointage.
4. Il s’identifie avec un code personnel, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.
5. Le système enregistre qui a pointé, à quelle heure et depuis quel appareil.
6. À la fin de la séance, la feuille est clôturée et le rapport est prêt.

QR code statique ou dynamique

Le choix le plus important est de savoir si le code change. Un code statique, imprimé sur une affiche ou partagé sous forme de lien, peut être photographié et envoyé à n’importe qui. Les gens pointent depuis le parking, depuis chez eux ou pour leurs amis. Un code dynamique change toutes les quelques secondes : seules les personnes qui regardent l’écran peuvent l’utiliser. En savoir plus sur la prévention du pointage frauduleux.

Événements et séances

La plupart des suivis de présence comportent deux niveaux. Un événement correspond au programme complet : une formation, un trimestre scolaire, une conférence ou une année de réunions, avec sa liste de participants inscrits. Une séance en est une occurrence : une journée, un module, un cours ou une réunion, chacune avec sa propre feuille d’émargement. Inscrivez les participants une fois par événement, puis relevez les présences à chaque séance. Le rapport du programme croise ensuite chaque participant avec chaque séance.

Comment les participants reçoivent leur code

Les codes personnels empêchent de pointer sous le nom de quelqu’un d’autre. Envoyez-les par e-mail lors de l’inscription, par WhatsApp ou SMS pour ceux qui n’ont pas d’e-mail, ou imprimez-les sur des cartes. Les participants qui ont oublié leur code peuvent le redemander par e-mail depuis la page de pointage.

Configurer votre première séance

1. Créez un événement avec ses dates et son lieu.
2. Importez les participants depuis un tableur enregistré au format CSV. Un code est généré pour chaque personne qui n’en a pas.
3. Ajoutez une séance pour chaque journée ou cours, avec en option une plage de pointage et un animateur.
4. Ouvrez l’émargement et affichez le code sur un vidéoprojecteur ou une télévision. Utilisez plusieurs écrans dans les grandes salles.
5. Clôturez la séance une fois terminée. La feuille est verrouillée et le rapport PDF est prêt.

Les options à activer

• Le pointage de départ quand le temps passé compte. Suivre les présences en formation et le temps passé.
• La vérification de localisation pour les séances où certains ont intérêt à tricher. Le géorepérage des présences.
• Les attestations pour les programmes exigeant une présence minimale. Guide de l’attestation de présence.

Ce que voit le participant

Côté participant, cela doit prendre quelques secondes et ne rien nécessiter d’installer :

1. Il pointe l’appareil photo de son téléphone vers l’écran. Un lien apparaît.
2. Il appuie dessus. Une courte page s’ouvre avec le nom de la séance.
3. Il saisit son code personnel (ou son e-mail ou son numéro de téléphone, si vous avez choisi cette option).
4. Il voit une confirmation avec son nom et l’heure. Si le pointage de départ est activé, la même page affiche plus tard un bouton de départ.

Si le code affiché a changé entre-temps, la page lui demande simplement de scanner à nouveau. Les participants sans smartphone peuvent être enregistrés à l’entrée par un animateur.

Choisir le mode d’identification

• Code personnel (par exemple un code de six caractères) : la méthode la plus sûre, car il faut connaître le code pour pointer au nom de cette personne. Idéal pour les formations, les cours et tout ce qui donne lieu à une attestation.
• Adresse e-mail : rien à envoyer à l’avance, mais quiconque connaît l’e-mail d’un collègue peut le saisir. À combiner avec un téléphone par personne et la vérification de localisation.
• Numéro de téléphone : pratique quand les gens connaissent mieux leur numéro que leur e-mail.

Écrans et salles

Tout écran capable d’ouvrir une page web convient : un vidéoprojecteur, une télévision reliée à un ordinateur portable, une tablette sur un support à l’entrée. Dans les grandes salles, affichez le même code sur plusieurs écrans pour éviter que tout le monde se presse devant un seul. Affichez le code au moins au format d’une feuille A4 pour qu’il soit lisible à quelques mètres. S’il n’y a pas d’écran dans la salle, un animateur peut présenter une tablette ou un ordinateur portable.

Les erreurs de configuration fréquentes

• Imprimer le code. Un code imprimé est statique et peut être partagé. Affichez-le toujours en direct sur un écran.
• Ouvrir l’émargement trop tard. Ouvrez-le quelques minutes avant le début pour que les premiers arrivés pointent en attendant.
• Ne rien prévoir pour les téléphones sans données mobiles. Vérifiez que le Wi-Fi du lieu fonctionne, ou laissez un animateur enregistrer les participants à l’entrée.
• Envoyer les codes le jour même. Envoyez les codes personnels dès l’inscription pour que personne ne fouille sa boîte de réception à l’entrée.
• Oublier de clôturer. Fixez une heure de fin pour que la feuille se verrouille automatiquement.

Le QR code face aux autres méthodes

Par rapport au papier, le pointage par QR code enregistre l’heure automatiquement, empêche les signatures pour des collègues absents et produit le rapport sans ressaisie. Par rapport à un formulaire en ligne, il sait qui était attendu, n’accepte que les personnes inscrites et ne peut pas être rempli depuis chez soi. Par rapport aux lecteurs biométriques ou de badges, il ne nécessite aucun matériel, ce qui le rend pratique pour les formations et événements qui changent de lieu. Google Forms pour la feuille de présence détaille la comparaison avec les formulaires.

Les critères d’une bonne application de présence par QR code

• Un code qui change, pas un lien fixe.
• Aucune application ni compte nécessaire pour les participants.
• Seules les personnes inscrites peuvent pointer.
• Des feuilles qui se verrouillent, avec un motif pour chaque modification.
• Des rapports que vous pouvez remettre à un client, un responsable ou un auditeur.
• Des rôles pour les animateurs et un accès en lecture seule pour les relecteurs.

QRtimer fait tout cela et est gratuit pour un événement jusqu’à 50 participants. Découvrez toutes les fonctionnalités ou comparez-le aux autres méthodes.

Questions fréquentes

Les participants doivent-ils télécharger une application ?

Non. L’appareil photo du téléphone lit le QR code et ouvre une page web. Rien n’est installé et aucun compte n’est créé.

À quelle fréquence le QR code doit-il changer ?

Toutes les 15 à 30 secondes, c’est idéal : assez long pour qu’un téléphone lent ait le temps de scanner, assez court pour qu’une photo transférée soit inutile.

Puis-je utiliser un même QR code pour plusieurs salles ?

Chaque séance a son propre code : créez donc une séance par salle. Plusieurs écrans dans une même salle peuvent afficher le code de la même séance.

Que se passe-t-il en cas de coupure d’internet ?

Le pointage nécessite une connexion sur le téléphone du participant. Si le réseau est faible sur place, proposez un Wi-Fi ou laissez un animateur enregistrer les participants à l’entrée une fois la connexion rétablie.