Cómo controlar la asistencia a formaciones y el tiempo en cada sesión

Para una reunión puntual basta con una lista de nombres. En formación, sobre todo si es acreditada, se factura al cliente o es obligatoria, normalmente necesitas más: a qué sesiones asistió cada persona, cuánto tiempo se quedó y si cumplió el requisito para obtener el certificado. Así puedes configurarlo sin añadir trabajo a los facilitadores.

Estructura: un evento, muchas sesiones

Crea un evento para todo el programa e inscribe a los participantes una sola vez. Después crea una sesión por cada día, módulo o media jornada. Cada sesión tiene su propia hoja de asistencia, y el informe del programa cruza a cada participante con cada sesión. Si distintos grupos asisten a sesiones diferentes, asigna a los participantes a grupos e indica el grupo en cada sesión. Control de asistencia a formaciones.

Registro de entrada y de salida

Activa el registro de salida en las sesiones donde importa el tiempo. Los participantes escanean el mismo código al llegar y otra vez al irse. El teléfono con el que registraron la entrada muestra un botón para registrar la salida, así que salir lleva un segundo. El informe muestra entonces la llegada, la salida y el tiempo de permanencia de cada persona.

Habrá quien olvide registrar la salida. Decide cómo gestionarlo antes de que empiece la formación:

• Un facilitador puede registrar la salida de todos los que siguen en la sala al final, con un solo clic.
• Un administrador puede anotar después una hora de salida, con un motivo, por ejemplo si a alguien se le quedó el teléfono sin batería.
• Quien no tenga registro de salida simplemente no tendrá tiempo registrado en esa sesión, en lugar de uno estimado.

Ventanas de registro de entrada

Define una ventana de registro de entrada, por ejemplo desde 15 minutos antes hasta 30 minutos después del inicio, para que los retrasos queden a la vista. Con el registro de salida activado, la salida se puede seguir registrando después de que se cierre el registro de entrada y hasta que termine la sesión.

Asistencia y horas mínimas

Muchos programas exigen un mínimo, como el 75 % de las sesiones o 12 horas de asistencia. Configúralo en el evento y el informe mostrará quién lo cumple. Así los certificados se pueden emitir automáticamente solo a esas personas. Cómo emitir certificados de asistencia verificables.

Mantén el registro honesto

Los requisitos basados en tiempo animan a registrarse e irse, o a que otro se registre por ti. Un código que cambia cada pocos segundos, un teléfono por persona y una comprobación de ubicación opcional cierran la mayoría de esas puertas. Cómo evitar la suplantación de asistencia.

Grupos, promociones y sesiones paralelas

Cuando los participantes se dividen en grupos que asisten a sesiones diferentes, asigna a cada participante a un grupo e indica el grupo en cada sesión. Así los porcentajes de asistencia se calculan sobre las sesiones a las que cada persona debía asistir, no sobre todas las del programa, y nadie aparece como ausente en una sesión que no le correspondía. El grupo de cada participante se incluye junto con el código de registro que recibe, y la página de registro indica para qué grupo es cada sesión.

Llegadas tarde y salidas anticipadas

Las horas de entrada muestran quién llegó tarde; las de salida, quién se fue antes. Decide de antemano si cuentas como presente a quien asistió a media sesión, y si los certificados dependen de las sesiones asistidas o de las horas. Las reglas basadas en el tiempo son más justas cuando las sesiones tienen duraciones distintas.

Facilitadores y formadores

Da a cada formador acceso solo a los eventos que imparte. Pueden abrir y cerrar sesiones, ver quién se ha registrado y ayudar a la gente en la puerta, pero no pueden modificar el registro una vez cerrada la sesión. Las correcciones las hacen los administradores, cada una con un motivo por escrito.

Informes

Al final del programa, descarga el informe del programa: porcentaje de asistencia por persona, sesiones asistidas, tiempo total y quién obtuvo el certificado, con tu membrete. Qué incluir en un informe de asistencia a una formación.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el porcentaje de asistencia de una formación?

Divide el número de sesiones a las que asistió un participante entre el número de sesiones a las que debía asistir y multiplica por 100. Para el programa completo, calcula la media de los porcentajes o divide el total de asistencias entre el total de asistencias previstas.

¿Qué pasa si el teléfono de un participante se queda sin batería antes de registrar la salida?

Un administrador puede anotar la hora de salida después, con un motivo, o un facilitador puede registrar la salida de todos al final de la sesión.

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