Suivre les présences en formation et le temps passé par séance

Pour une réunion ponctuelle, une liste de noms suffit. Pour une formation, surtout certifiante, facturée au client ou obligatoire, il en faut généralement plus : les séances suivies par chaque personne, la durée de sa présence et si elle remplit les conditions pour obtenir une attestation. Voici comment l’organiser sans alourdir le travail des animateurs.

Structure : un événement, plusieurs séances

Créez un événement pour l’ensemble du programme et inscrivez les participants une seule fois. Créez ensuite une séance pour chaque journée, module ou demi-journée. Chaque séance a sa propre feuille d’émargement, et le rapport du programme croise chaque participant avec chaque séance. Si des groupes suivent des séances différentes, affectez les participants à des groupes et indiquez le groupe sur chaque séance. Suivi des présences en formation.

Pointage d’arrivée et de départ

Activez le pointage de départ pour les séances où le temps compte. Les participants scannent le même code en arrivant et en partant. Le téléphone qui a servi au pointage d’arrivée affiche un bouton de départ : partir ne prend qu’une seconde. Le rapport indique ensuite l’heure d’arrivée, l’heure de départ et le temps passé pour chaque personne.

Certains oublieront de pointer leur départ. Décidez de la marche à suivre avant le début de la formation :

• Un animateur peut pointer le départ de toutes les personnes encore présentes en fin de séance, en un clic.
• Un administrateur peut enregistrer une heure de départ après coup, avec un motif, par exemple quand un téléphone s’est déchargé.
• Une personne sans pointage de départ n’a tout simplement aucun temps enregistré pour cette séance, plutôt qu’une durée estimée.

Plages de pointage

Définissez une plage de pointage, par exemple de 15 minutes avant à 30 minutes après le début, pour repérer les retards. Avec le pointage de départ activé, celui-ci reste disponible après la fermeture du pointage d’arrivée, jusqu’à la fin de la séance.

Présence et volume horaire minimum

De nombreux programmes exigent un minimum, par exemple 75 % des séances ou 12 heures de présence. Définissez ce seuil sur l’événement et le rapport indique qui remplit les conditions. Les attestations peuvent alors être délivrées automatiquement à ces seules personnes. Comment délivrer des attestations de présence vérifiables.

Garantir un relevé fiable

Les exigences de durée incitent à pointer puis repartir, ou à faire pointer quelqu’un à sa place. Un code qui change toutes les quelques secondes, un téléphone par personne et une vérification de localisation facultative comblent la plupart de ces failles. Éviter le pointage frauduleux.

Groupes, promotions et séances en parallèle

Quand les participants sont répartis en groupes qui suivent des séances différentes, affectez chaque participant à un groupe et indiquez le groupe sur chaque séance. Les taux de présence sont alors calculés par rapport aux séances que chaque personne devait suivre, et non à toutes les séances du programme : personne ne paraît absent d’une séance à laquelle il n’était pas censé participer. Le groupe de chaque participant figure avec le code de pointage qu’il reçoit, et la page de pointage indique à quel groupe s’adresse la séance.

Retards et départs anticipés

Les heures d’arrivée montrent qui est arrivé en retard ; les heures de départ, qui est parti plus tôt. Décidez à l’avance si une personne présente à la moitié d’une séance compte comme présente, et si les attestations dépendent du nombre de séances suivies ou du nombre d’heures. Les règles fondées sur la durée sont plus équitables quand les séances n’ont pas toutes la même longueur.

Animateurs et formateurs

Donnez à chaque formateur un accès limité aux seuls événements qu’il anime. Il peut ouvrir et clôturer les séances, voir qui a pointé et aider les participants à l’entrée, mais ne peut pas modifier le relevé une fois la séance clôturée. Les administrateurs se chargent des corrections, chacune avec un motif écrit.

Rapports

À la fin du programme, téléchargez le rapport du programme : taux de présence par personne, séances suivies, temps total et personnes éligibles à une attestation, sur votre papier à en-tête. Le contenu d’un rapport de présence en formation.

Questions fréquentes

Comment calculer le taux de présence d’une formation ?

Divisez le nombre de séances suivies par un participant par le nombre de séances auxquelles il était attendu, puis multipliez par 100. Pour l’ensemble du programme, faites la moyenne des taux ou divisez le total des présences par le total des présences attendues.

Que faire si le téléphone d’un participant se décharge avant le pointage de départ ?

Un administrateur peut enregistrer l’heure de départ après coup avec un motif, ou un animateur peut pointer le départ de tout le monde à la fin de la séance.

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