Cuando ocurre un incidente o llega una auditoría, la pregunta es sencilla: ¿asistió esta persona a esta formación y puedes demostrarlo? Una firma en una hoja de papel demuestra poco, sobre todo si la hoja se rellenó después. Los auditores buscan registros creados en el momento, que no se puedan editar sin dejar rastro y que muestren cuánto tiempo asistió cada persona. Hojas en papel frente a registro con QR en las auditorías.
Software de asistencia a capacitaciones obligatorias con registros que aceptan los auditores
En inducciones de seguridad, formación obligatoria y formación continua, registra quién asistió, durante cuánto tiempo y cada cambio hecho después.
Qué buscan los auditores
Registros pensados para auditorías
- Autorregistro con marca de tiempo hecho por el empleado, en su propio teléfono, con un código que solo funciona en la sala.
- Registro de salida y tiempo de permanencia para formaciones con duración mínima. Cómo controlar el tiempo de permanencia en una formación.
- Hojas bloqueadas: las correcciones requieren un administrador y un motivo por escrito, que aparece en el informe.
- Registro de auditoría completo de cada acción, además de un ID de informe en cada PDF que coincide con el registro.
- Rol de observador de solo lectura para auditores, Recursos Humanos o clientes.
- Certificados verificables que dejan de verificarse si cambia la asistencia en la que se basan.
Preguntas frecuentes
¿Se acepta la asistencia con QR como prueba de formación?
Los requisitos varían según el sector y el organismo regulador, así que comprueba los tuyos. QRtimer registra lo que suelen buscar los auditores: quién se registró, cuándo, durante cuánto tiempo, desde qué dispositivo y cada cambio hecho después con su motivo.
¿Podemos registrar un mínimo de horas de formación?
Sí. Activa el registro de salida en la sesión. Los informes muestran el tiempo entre la entrada y la salida, y los certificados pueden exigir un número mínimo de horas.
¿Puede un auditor externo ver los registros?
Sí. Invítalo con el rol de observador. Podrá ver la asistencia, los informes y las comprobaciones de integridad, pero no podrá cambiar nada.
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