Check-in de eventos: como receber centenas de participantes sem filas

Todo organizador de eventos conhece a cena: as portas abrem, forma-se uma fila no balcão de credenciamento, a equipe procura nomes em listas e a sessão de abertura começa atrasada. A solução não é mais gente na equipe. É deixar os participantes fazerem o próprio check-in, todos ao mesmo tempo, no próprio celular.

Por que o balcão é o gargalo

Um balcão com atendentes processa uma pessoa por vez, na velocidade de encontrar um nome. O autoatendimento inverte isso: cada participante escaneia um código em uma tela e faz check-in no próprio celular em poucos segundos, então centenas de pessoas podem fazer check-in ao mesmo tempo. A equipe fica livre para ajudar quem tiver algum problema.

Prepare a entrada

• Exiba o código de check-in em uma ou mais telas em cada entrada. Todas as telas mostram o mesmo código.
• Coloque um aviso curto: “Escaneie com a câmera e digite o seu código”.
• Envie aos participantes o código pessoal por e-mail antes do evento, com as mesmas instruções.
• Deixe uma pessoa da equipe com um tablet para quem não tem celular ou esqueceu o código.

Acompanhe a contagem ao vivo

A tela e o painel mostram quantas pessoas já fizeram check-in em relação ao total de inscritos. Isso indica quando começar, quantos lugares abrir e se uma sessão precisa de uma sala maior.

Sessões paralelas e workshops

Crie uma sessão para cada atividade paralela. Os participantes fazem check-in em cada uma, e o relatório do evento mostra quem foi a qual, o que ajuda a planejar a programação do ano seguinte e oferece números precisos aos patrocinadores. Ative o check-out nas sessões certificadas em que o tempo de permanência conta. Como controlar a presença e o tempo de permanência.

Quem não tem celular e outras exceções

Alguns participantes estarão com a bateria descarregada, sem internet ou sem smartphone. Mantenha um ponto de atendimento onde alguém da equipe possa procurar o nome na lista e fazer o check-in; o registro de presença mostra quem fez. Quem esqueceu o código pessoal pode solicitá-lo novamente por e-mail na página de check-in.

Participantes sem inscrição e inscrições de última hora

Decida antes de abrir as portas como você vai lidar com quem não está na lista. Incluir essas pessoas pela inscrição mantém a lista limpa; deixar a equipe digitar nomes no dia é como participantes inventados aparecem.

Checklist para o dia

• Teste as telas da entrada e o Wi-Fi do local na véspera.
• Abra a presença 30 minutos antes da abertura das portas.
• Imprima um pequeno aviso com as instruções ao lado de cada tela.
• Oriente a equipe sobre como ajudar quem não tem celular.
• Encerre cada sessão no final para que a lista seja bloqueada.

Depois do evento

Baixe a presença por sessão e do evento inteiro, emita certificados de participação para quem cumpriu o seu critério e exporte os dados para o seu CRM. Certificados de participação.

Conheça o check-in de eventos com o QRtimer ou veja os preços.