Registro de asistentes a eventos: cientos de personas sin colas

Cualquier organizador de eventos conoce la escena: se abren las puertas, se forma una cola en el mostrador de acreditación, el personal busca nombres en las listas y la sesión inaugural empieza tarde. La solución no es más personal. Es dejar que los asistentes registren su propia entrada, todos al mismo tiempo, con su propio teléfono.

Por qué el mostrador es el cuello de botella

Un mostrador con personal atiende a una persona cada vez, al ritmo que se tarda en encontrar un nombre. El autorregistro le da la vuelta: cada asistente escanea un código en una pantalla y registra su entrada con su teléfono en pocos segundos, de modo que cientos de personas pueden registrarse a la vez. El personal queda libre para ayudar a quien tenga problemas.

Prepara la entrada

• Muestra el código de registro en una o varias pantallas en cada entrada. Todas las pantallas muestran el mismo código.
• Añade un cartel breve: “Escanea con la cámara e introduce tu código”.
• Envía a los asistentes su código personal por correo electrónico antes del evento, con las mismas instrucciones.
• Deja a una persona del equipo con una tableta para quienes no tengan teléfono o hayan olvidado su código.

Sigue el recuento en directo

La pantalla y el panel muestran cuántas personas se han registrado del total de inscritos. Así sabes cuándo empezar, cuántos asientos abrir y si una sesión necesita una sala más grande.

Sesiones paralelas y talleres

Crea una sesión para cada sesión paralela. Los asistentes registran su entrada en cada una, y el informe del evento muestra quién fue a dónde, lo que te ayuda a planificar el programa del año siguiente y da cifras precisas a los patrocinadores. Activa el registro de salida en las sesiones acreditadas en las que cuenta el tiempo dedicado. Cómo controlar la asistencia y el tiempo dedicado.

Personas sin teléfono y otras excepciones

Algunos asistentes tendrán la batería agotada, no tendrán datos o no tendrán smartphone. Mantén un punto atendido donde alguien del equipo pueda buscarlos en la lista y registrar su entrada; el registro de asistencia muestra quién lo hizo. Quienes hayan olvidado su código personal pueden volver a solicitarlo por correo electrónico desde la página de registro.

Asistentes sin inscripción previa e inscripciones de última hora

Decide antes de abrir las puertas cómo vas a gestionar a las personas que no están en la lista. Añadirlas mediante la inscripción mantiene la lista limpia; dejar que el personal escriba nombres el mismo día es por donde se cuelan asistentes inventados.

Lista de comprobación para el día

• Prueba las pantallas de la entrada y el Wi-Fi del lugar el día anterior.
• Abre la asistencia 30 minutos antes de abrir las puertas.
• Imprime un pequeño cartel con las instrucciones junto a cada pantalla.
• Explica al personal cómo ayudar a las personas sin teléfono.
• Cierra cada sesión al terminar para que su hoja quede bloqueada.

Después del evento

Descarga la asistencia por sesión y del evento completo, emite certificados de asistencia a quienes cumplieron tu requisito y exporta los datos a tu CRM. Certificados de asistencia.

Descubre el registro de asistentes a eventos con QRtimer o consulta los precios.