Formulario de evaluación de la formación: qué preguntar y cómo lograr respuestas

La mayoría de los formularios de evaluación de una formación fallan por el mismo motivo: llegan demasiado tarde. Un enlace enviado por correo una semana después del curso compite con todo lo demás que hay en la bandeja de entrada, y los pocos que responden son quienes tienen las opiniones más extremas. Si quieres opiniones con las que puedas hacer algo, necesitas formularios breves, las preguntas adecuadas y un momento en el que la gente esté dispuesta a responder.

Cuándo preguntar

El mejor momento es el final de la propia sesión. Las personas aún recuerdan lo que funcionó, ya tienen el teléfono en la mano y dos minutos parecen parte de la formación, no deberes. En los programas de varios días, pregunta por cada sesión, para que un módulo flojo no quede escondido dentro de una buena media.

Con la asistencia por QR es fácil de organizar: el mismo teléfono con el que la persona registró su salida de la sesión puede mostrarle el formulario de opinión al instante. Registrar la entrada y la salida ya te dice quién se quedó hasta el final, así que sabes qué opiniones reflejan la sesión completa.

Preguntas que vale la pena hacer

Limítate a entre tres y cinco preguntas. Cada pregunta de más reduce el número de personas que terminan. Un formulario como este cubre lo que necesitan la mayoría de los formadores:

• En general, ¿cómo valorarías esta sesión? Una valoración de 1 a 5 estrellas te da una cifra que puedes comparar entre sesiones y facilitadores.
• ¿Con qué claridad se explicó el facilitador? Separa la forma de impartir del contenido.
• ¿Vas a aplicar lo que has aprendido? Una pregunta de sí o no comprueba rápidamente la utilidad, que importa más que el disfrute.
• ¿Qué probabilidad hay de que recomiendes esta formación a un compañero? La escala del 0 al 10 da una puntuación de recomendación que puedes seguir en el tiempo.
• ¿Qué funcionó bien y qué se podría mejorar? Basta con una pregunta abierta. Con dos, las respuestas a ambas son más cortas.

Evita las preguntas dobles («¿El contenido fue útil y estuvo bien organizado?»), las formulaciones que inducen la respuesta («¿Cuánto disfrutaste…?») y las escalas sin etiquetas.

¿Anónimo o con nombre?

Los formularios anónimos reciben críticas más sinceras, sobre todo cuando el facilitador es también el responsable del participante o la persona que decide sobre los certificados. Los formularios con nombre te permiten hacer un seguimiento y relacionar las respuestas con la asistencia. Una buena regla: anónimo para las opiniones sobre la formación, con nombre para cualquier cosa sobre la que tengas que actuar con una persona concreta.

Si eliges el anonimato, asegúrate de que sea real: las respuestas deben guardarse sin el nombre de la persona, y el organizador solo debe poder ver quién ha respondido, no quién dijo qué.

Cómo conseguir un alto índice de respuesta

• Pregunta en el momento. Un botón en el teléfono justo después de registrar la salida consigue muchas más respuestas que un correo posterior.
• Usa un enlace personal. Sin inicio de sesión, sin cuenta, y cada persona solo puede responder una vez, así que los resultados no se inflan.
• Recuerda solo a quienes no han respondido. Un correo de seguimiento a las personas que faltan es cortés y eficaz.
• Cierra el círculo. Cuenta al siguiente grupo qué cambiaste gracias a las opiniones. La gente responde más cuando ve que sirve de algo.

Cómo usar los resultados

Mira las medias por sesión y por facilitador, y luego lee los comentarios para entender las puntuaciones bajas. Coloca un resumen de una página junto a tu informe de asistencia a la formación: la asistencia muestra quién estuvo, las opiniones muestran cómo fue, y juntas forman un registro sólido para clientes y responsables.

QRtimer incluye formularios de opinión, encuestas y cuestionarios en los planes de pago, con gráficos, exportación a Excel y un resumen en PDF con tu membrete. Mira cómo crear un formulario de opinión.