Lors d’un incident ou d’un audit, la question est simple : cette personne a-t-elle suivi cette formation, et pouvez-vous le prouver ? Une signature sur une feuille papier ne prouve pas grand-chose, surtout si la feuille a été remplie après coup. Les auditeurs veulent des registres créés sur le moment, impossibles à modifier sans laisser de trace et indiquant combien de temps chacun a été présent. Feuille papier ou pointage par QR code pour les audits.
Logiciel de suivi des formations obligatoires, avec des registres acceptés par les auditeurs
Pour les accueils sécurité, les formations obligatoires et la formation continue, enregistrez qui était présent, pendant combien de temps, et chaque modification apportée ensuite.
Ce que recherchent les auditeurs
Des registres pensés pour l’audit
- Pointage horodaté effectué par le salarié lui-même, sur son propre téléphone, avec un code qui ne fonctionne que dans la salle.
- Pointage de départ et temps passé pour les formations à durée minimale. Suivre le temps passé en formation.
- Feuilles verrouillées : toute correction exige un administrateur et un motif écrit, visible dans le rapport.
- Journal d’audit complet de chaque action, et un identifiant de rapport sur chaque PDF correspondant au journal.
- Rôle de lecteur en lecture seule pour les auditeurs, les RH ou les clients.
- Attestations vérifiables qui ne sont plus validées si la présence correspondante change.
Questions fréquentes
La présence par QR code est-elle acceptée comme preuve de formation ?
Les exigences varient selon le secteur et l’autorité de contrôle : vérifiez les vôtres. QRtimer enregistre ce que les auditeurs recherchent habituellement : qui a pointé, quand, pendant combien de temps, depuis quel appareil, et chaque modification ultérieure avec son motif.
Peut-on enregistrer un nombre minimum d’heures de formation ?
Oui. Activez le pointage de départ pour la séance. Les rapports indiquent le temps écoulé entre l’arrivée et le départ, et les attestations peuvent exiger un nombre d’heures minimum.
Un auditeur externe peut-il consulter les registres ?
Oui. Invitez-le avec le rôle de lecteur. Il peut consulter les présences, les rapports et les contrôles d’intégrité, mais ne peut rien modifier.
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