Registro con selfi y privacidad: fotos de asistencia responsables

Un selfi al registrar la entrada es la forma más directa de demostrar que quien se registra es la persona de la lista. También es un dato personal, así que debe recogerse con un motivo claro, limitarse al mínimo y borrarse cuando ya no haga falta.

Cuándo compensan los selfis

En la mayoría de las sesiones bastan un código rotativo, un teléfono por persona y una comprobación de ubicación. Los selfis tienen sentido cuando la asistencia da lugar a dinero o acreditaciones: pagos o tarifas vinculados a cada sesión, créditos de formación continua, horas para una habilitación profesional o certificados que importan para el trabajo de alguien. En esos casos, una cara junto a cada nombre permite a facilitadores y revisores detectar a quien registra la entrada por otra persona. Otras formas de evitar la suplantación de asistencia.

Informa antes de que se abra la cámara

Antes de hacerse la foto, los participantes deben saber que se está recogiendo una foto, cuánto tiempo se conservará y dónde pueden leer más. Explica tu finalidad en tu política de privacidad y enlázala desde la página de registro.

Guarda fotos pequeñas y privadas

• Una miniatura cuadrada pequeña basta para reconocer una cara. No hace falta guardar imágenes a resolución completa.
• Elimina de la imagen metadatos como los datos de la cámara y la ubicación.
• Guarda las fotos fuera de la parte pública de tu sitio web y muéstralas solo a miembros del equipo que hayan iniciado sesión.
• Muéstralas donde son útiles: junto al nombre de la persona en la hoja de asistencia.

Bórralas automáticamente

La foto se necesita mientras se revisa la asistencia, no para siempre. Fija un plazo de conservación, por ejemplo 30 días, y borra las fotos automáticamente cuando termine. Indica a los participantes la fecha exacta. El borrado automático es más fácil de cumplir que una limpieza manual, y hace que una filtración de datos solo pueda exponer unas pocas semanas de fotos.

Ofrece una alternativa

Hay personas que no pueden o no quieren hacerse un selfi. Permite que un facilitador registre su entrada en la puerta, registrado a nombre del facilitador.

Qué incluir en tu política de privacidad

• Que se puede tomar una foto al registrar la entrada, y en qué sesiones.
• Por qué: para confirmar que quien se registra es el participante inscrito.
• Quién puede verla: los miembros de tu equipo que gestionan o revisan la asistencia.
• Cuánto tiempo se conserva, y que se borra automáticamente.
• A quién dirigirse con preguntas o solicitudes.

Las normas varían según el país y el sector, así que comprueba los requisitos que se te aplican y pide asesoramiento si no tienes claro si las fotos son adecuadas para tus participantes.

Combínalo con la comprobación de ubicación

Un selfi muestra quién registró la entrada; la comprobación de ubicación muestra desde dónde. Juntas hacen muy difícil la suplantación de asistencia. El control de asistencia por geolocalización, explicado.

El registro de entrada con selfi de QRtimer, disponible en el plan Business, sigue estos principios: fotos pequeñas sin metadatos, visibles solo para tu equipo y borradas automáticamente a los 30 días. Ver todas las funciones de QRtimer.