Pointage par selfie et confidentialité : collecter les photos de présence de façon responsable

Un selfie au moment du pointage est le moyen le plus direct de montrer que la personne qui pointe est bien celle qui figure sur la liste. C’est aussi une donnée personnelle : elle doit être collectée pour une raison claire, limitée au strict nécessaire et supprimée dès qu’elle n’est plus utile.

Quand les selfies se justifient

Pour la plupart des sessions, un code tournant, un téléphone par personne et un contrôle de localisation suffisent. Les selfies prennent tout leur sens lorsque la présence conditionne de l’argent ou une qualification : rémunération ou frais liés à chaque session, crédits de formation continue, heures exigées pour une habilitation ou attestations importantes pour l’emploi de quelqu’un. Dans ces cas, un visage à côté de chaque nom permet aux formateurs et aux vérificateurs de repérer une personne qui pointe à la place d’une autre. Autres moyens d’empêcher le pointage frauduleux.

Informer avant l’ouverture de l’appareil photo

Avant de prendre la photo, les participants doivent savoir qu’une photo est collectée, combien de temps elle sera conservée et où trouver plus d’informations. Expliquez votre finalité dans votre politique de confidentialité et ajoutez un lien vers celle-ci sur la page de pointage.

Garder des photos petites et privées

• Une petite vignette carrée suffit pour reconnaître un visage. Inutile de stocker des images en pleine résolution.
• Supprimez de l’image les métadonnées, comme les informations sur l’appareil et la position.
• Stockez les photos en dehors de la partie publique de votre site et ne les montrez qu’aux membres de l’équipe connectés.
• Affichez-les là où elles sont utiles : à côté du nom de la personne sur la feuille d’émargement.

Supprimer automatiquement

La photo est nécessaire le temps de vérifier la présence, pas indéfiniment. Fixez une durée de conservation, par exemple 30 jours, et supprimez automatiquement les photos à son terme. Indiquez aux participants la date exacte. Une suppression automatique est plus facile à respecter qu’un nettoyage manuel, et en cas de fuite de données, seules quelques semaines de photos peuvent être exposées.

Proposer une alternative

Certaines personnes ne peuvent pas ou ne veulent pas prendre de selfie. Laissez plutôt un formateur les enregistrer à l’entrée, le pointage étant alors enregistré au nom du formateur.

Ce que doit indiquer votre politique de confidentialité

• Qu’une photo peut être prise au pointage, et pour quelles sessions.
• Pourquoi : pour confirmer que la personne qui pointe est bien le participant inscrit.
• Qui peut la voir : les membres de votre équipe qui gèrent ou vérifient les présences.
• Combien de temps elle est conservée, et qu’elle est supprimée automatiquement.
• Qui contacter pour toute question ou demande.

Les règles varient selon les pays et les secteurs : vérifiez les exigences qui s’appliquent à vous, et demandez conseil si vous ne savez pas si les photos sont adaptées à vos participants.

Associer au contrôle de localisation

Le selfie montre qui a pointé ; le contrôle de localisation montre d’où. Ensemble, ils rendent le pointage frauduleux très difficile. La présence géolocalisée expliquée.

Le pointage par selfie de QRtimer, disponible avec la formule Business, suit ces principes : petites photos sans métadonnées, visibles uniquement par votre équipe, et supprimées automatiquement au bout de 30 jours. Voir toutes les fonctionnalités de QRtimer.