Attestation de présence : contenu et vérification de son authenticité

Une attestation de présence confirme qu’une personne a assisté à une formation, un cours, un atelier ou un événement. Contrairement à un certificat de réussite, elle n’évalue pas ce que la personne a appris, seulement qu’elle était présente pendant la durée requise. Elle n’est donc fiable que si la feuille d’émargement sur laquelle elle repose l’est aussi.

Ce qu’elle doit contenir

• Le nom complet du participant, tel qu’inscrit.
• L’intitulé de la formation ou de l’événement.
• Les dates et le lieu.
• La présence : sessions suivies et, si elles sont mesurées, heures.
• Le nom et le logo de l’organisme émetteur.
• Des lignes de signature pour les personnes qui peuvent s’en porter garantes.
• Un numéro d’attestation unique.
• Un moyen de la vérifier : une adresse web ou un QR code.
• La date d’émission.

Définir les conditions avant la formation

Fixez la condition à l’avance et communiquez-la aux participants : par exemple, au moins 75 % des sessions, ou au moins 12 heures de présence enregistrées. Appliquer la règle après l’événement ouvre la porte aux contestations. Si vous exigez un nombre d’heures, enregistrez l’arrivée et le départ afin que le temps soit mesuré plutôt qu’estimé. Comment suivre la présence et le temps passé en formation.

La rendre vérifiable

Les attestations sont faciles à modifier ou à falsifier. Un numéro unique et un QR code renvoyant vers une page de vérification règlent le problème : n’importe qui, qu’il s’agisse d’un employeur, d’un organisme de certification ou d’un client, peut le scanner et voir le nom, la formation, les dates et la présence enregistrée. Si la présence est corrigée par la suite et que la personne ne remplit plus les conditions, l’attestation ne doit plus être validée.

N’émettre des attestations que sur une présence fiable

Si la liste de présence peut être gonflée, les attestations aussi. Utilisez l’auto-pointage avec un code tournant et un téléphone par personne, et verrouillez les feuilles à la fin des sessions. Empêcher le pointage frauduleux.

Attestation de présence ou attestation de fin de formation ?

Une attestation de présence indique que la personne était présente pendant la durée requise. Une attestation de fin de formation ou un certificat de réussite indique qu’elle a terminé le travail demandé ou réussi une évaluation. Employez la formulation qui correspond à ce que vous avez réellement vérifié ; présenter une attestation de présence comme une qualification expose à des contestations par la suite.

Exemple de formulation

Nous certifions que [Nom complet] a suivi la formation [Intitulé de la formation], qui s’est tenue à [Lieu] du [Date de début] au [Date de fin], en assistant à [8 sur 10] sessions ([14,5] heures). Numéro d’attestation [XXXX-XXXX-XXXX]. Vérification sur [adresse web].

Erreurs fréquentes

• Délivrer des attestations à tous les inscrits plutôt qu’à ceux qui remplissent les conditions.
• Utiliser le nom saisi par le participant le jour même au lieu du nom figurant sur votre liste.
• Aucun moyen de vérification, si bien qu’une copie scannée peut être modifiée sans que personne ne s’en aperçoive.
• Des règles fixées après l’événement, ce qui entraîne des litiges.

Remettre les attestations

Envoyez par e-mail à chaque participant éligible un lien lui permettant de télécharger son attestation, et à d’autres de la vérifier. Conservez un PDF regroupant toutes les attestations pour vos archives.

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